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Gestion et productivité

Indépendant rédigeant sa facture

Bien rédiger ses factures

Encadrée par la loi, la facturation est indispensable aux entrepreneurs pour permettre de formaliser leurs prestations commerciales, et être payés. Outre régulariser la comptabilité des freelances, la facture est un document officiel qui les protège en cas de litige. Elle est également partie intégrante de différentes lois commerciales, notamment la loi antifraude à la TVA. Mais pour être valable, elle est soumise à certaines exigences réglementaires. Quelles sont-elles ? Faut-il passer par un devis ? Un logiciel de facturation est-il nécessaire ? Y a-t-il des mentions légales obligatoires ? Dans tous les cas, bien rédiger ses factures quand on est indépendant est un impératif. Voici quelques rappels légaux et astuces pratiques qui aideront les non-salariés à assurer leur compliance comptable et juridique.


Facturer : une obligation légale pour les entrepreneurs

 

La facturation des indépendants est dictée par la loi 

La facture s’établit après toute vente ou prestation de service pour en confirmer la réalisation, ainsi que le montant dû. Justificatif comptable utilisé pour les bilans annuels de toute entreprise, elle joue également un rôle légal. Il s’agit en effet d’une preuve juridique et fiscale :

  • la facture atteste de l’acte marchand. Elle pourra être exploitée par le tribunal de commerce en cas de litige ;
  • elle fait foi auprès des impôts, notamment dans le cadre du calcul et déduction de la TVA. 

 

La facturation est donc obligatoire pour les indépendants, en particulier entre professionnels. En cas de manquement à cette exigence, la loi prévoit une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Les règles de facturation s’appliquent aussi à la note d’honoraires, qui peut concerner les professions libérales.

 

Les actes d’édition et la conservation des factures sont réglementés

La facture est émise dès la vente ou prestation réalisée. Dans le cas d’une multiplication de services pour un même client, une facturation périodique peut être instaurée. Toutefois, elle doit s’établir dans un délai d’un mois.


Deux exemplaires de facture sont créés pour l’entrepreneur et le client. Un format électronique peut être généré sous certaines conditions, notamment de lisibilité et d’intégrité des données. Nous reviendrons plus bas sur quelques logiciels permettant une e-facturation fiable. 


Enfin, la durée minimale légale de conservation des factures est de 6 ans. Il est néanmoins conseillé de les garder pendant 10 ans, à l’instar de tous les justificatifs comptables. La destruction est donc interdite avant la fin du délai indiqué dans les textes. En cas d’erreur nécessitant une correction, un avoir ou une nouvelle facture peuvent être établis. Si vous êtes autoentrepreneur, un livre de recettes listant notamment vos numéros de factures et montants encaissés doit être tenu.


Bien rédiger ses factures quand on est indépendant : les mentions légales obligatoires

 

Certaines informations sont indispensables à la bonne rédaction d’une facture. Les principales mentions à faire figurer sur le document sont les suivantes :

  • l'identité du freelance ou de sa société (nom, prénom ou nom de la société, adresse professionnelle, SIREN/SIRET, RCS/registre des métiers ou dispense de RCS) ;
  • l'identité du client (raison sociale et adresse complète professionnelle) ;
  • le numéro unique de la facture (par ordre chronologique) ;
  • la date d'émission de la facture ;
  • la date de livraison si elle est différente de la date d'émission de facture ;
  • la désignation du produit ou de la prestation (avec des mentions précises pour le produit comme le prix unitaire, la référence…) ;
  • le prix à payer hors taxe ;
  • le numéro d’identification à la TVA pour le vendeur et le client professionnel, le montant de la TVA et le prix TTC. Si vous êtes micro-entrepreneur, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » s’applique ;
  • les réductions ou majorations de prix éventuelles en face du produit ou service concerné ;
  • la date limite de paiement, les pénalités de retard ;
  • les frais de recouvrement. Le montant des frais est fixé par décret et il est actuellement de 40 €. Sur chaque facture doit donc figurer la mention suivante : « en cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40 € ». Ces frais ne s'appliquent pas en cas de facturation d'un particulier ;
  • les conditions d'escompte, si vous en pratiquez. Le taux en cas de paiement anticipé doit être indiqué clairement. Et si vous ne pratiquez pas l'escompte, mentionnez-le avec la phrase « pas d'escompte pour règlement anticipé » ;
  • en cas d'activité artisanale régie par une Chambre des Métiers ou profession réglementée, indiquez votre numéro d'assurance professionnelle obligatoire.


Il est important de souligner que la création d’un devis est obligatoire pour certains corps de métiers (travaux et dépannages notamment). Si vous n’êtes pas visé par cette règle, la signature préalable d’un contrat avec le client, bien que facultatif, peut suffire à encadrer votre prestation. La numérotation des devis est par ailleurs indépendante de celle des factures. Dans le cas où vous ne feriez pas de devis de façon systématique, ces numérotations ne correspondront donc pas. N’y voyez là aucun problème légal.


Éditer ses factures via un logiciel numérique sécurisé : un impératif régi par la loi antifraude

 

Depuis 2012, la loi de modernisation de l'économie impose au service public l’acceptation des factures dématérialisées. La Loi de Finances demande en outre depuis le 1er janvier 2018 aux indépendants d'éditer leurs factures à partir d'un logiciel de facturation agréé, sécurisé et certifié antifraude. En cas de défaut de l’utilisation d’un tel outil, le montant de l’amende est fixé à 7 500 € et le chef d’entreprise dispose de 60 jours pour se mettre en conformité. L'Excel est par ailleurs désormais interdit. En 2020, toutes les sociétés de France, grandes ou petites, seront équipées d’un logiciel de caisse sécurisé pour l’émission des factures (selon l’arrêté du 22 mars 2017). 

Vous trouverez de nombreux logiciels en SaaS disponibles sur le marché et répondant aux exigences légales :

  • Monae : gratuit jusque 2 000€ de facturation par moi ou 3 € HT/mois dans sa version payante ; 
  • MaTPE (petit frère de Monae pour les TPE) : gratuit ou 4,5 € HT/mois pour la version premium ; 
  • Henrri : logiciel gratuit ;
  • Ciel Compta : à partir de 9 € HT/mois ;
  • Sellsy : très complet, mais plus complexe. À partir de 35 € HT/mois.

Pour plus d'informations, le site de l’Urssaf détaille les étapes pour bien rédiger sa facture quand on est indépendant. Il liste notamment les mentions à considérer selon les catégories de professionnels, comme artisan ou commerçant. Si vous êtes artiste-auteur, la Maison des Artistes recense vos obligations en termes de facturation. En cas de doute, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable !

 

 

 

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