Délais de paiement

Comment optimiser le paiement de ses factures
Paiement
Délais de paiement

Comment optimiser le paiement de ses factures

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proposition
1 défaillance d'entreprise sur 3, en majorité des petites entreprises ou des indépendants, est due à des retards ou des défauts de paiement*

C'est inadmissible, d'autant que 9 entreprises débitrices sur 10 sont en réalité solvables. Les factures en attente de paiement (pudiquement appelées le "crédit inter-entreprises") représentaient en France 672 milliards d'euros en 2017, soit un tiers du PIB du pays (source FIGEC 2017). La loi Macron du 6 aout 2015 (plafond légal porté à 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture) et la loi Sapin II du 9 décembre 2016 (augmentation des amendes de 357 000 euros à 2 millions d’euros) ont renforcé le dispositif. La LME a eu des répercussions positives puisque le délai moyen de paiement des factures a évolué à la baisse, avant de stabiliser à environ 41 jours en 2017 (source Banque de France, Observatoire des délais de Paiement), ce qui représente tout de même un retard moyen d’environ 11 jours. Cette statistique place la France loin derrière l’Allemagne (6 jours). *(source Assises des Délais de Paiement 2018)

Simplifier, favoriser la transparence, utiliser la médiation, développer la confiance
  • Simplifier la vie des petites entreprises

    La dématérialisation simplifie le processus de facturation et de recouvrement. La facture PDF simple, maintenant largement encouragée par l'Union Européenne, doit être acceptée par toutes les entreprises, même les plus importantes. Les grandes entreprises imposent de plus en plus fréquemment leur plateformes de facturation. C'est un casse-tête pour les indépendants et petites entreprises. Nous militons, comme la CDAF et la Médiation, pour une mutualisation et une interopérabilité des plateformes de facturation. Les tribunaux ne sont plus en mesure de traiter rapidement les dossiers de créances impayées. Il convient de faciliter le recouvrement des petites créances de manière beaucoup plus rapide et notamment en développant l'injonction de payer de manière dématérialisée.


  • Favoriser la transparence

    La démarche de Bercy et du Médiateur des Entreprises qui consiste à identifier les mauvais payeurs et rendre leur noms publics ainsi que le montant des amendes payées est une excellente démarche pour faire prendre conscience de l'impact des délais et défauts de paiement sur l'économie et l'emploi. De même, valoriser et nommer les entreprises respectueuses de la charte au travers du label "Relations Fournisseurs et Achats Responsables" (RFAR) permet aux fournisseurs de choisir en priorité ces entreprises. Car 43,6% des entreprises françaises payent leur factures dans les délais et c'est important de les identifier. Il serait également souhaitable que ce développe l'open data et la réutilisation des données de publicité légale pour améliorer la qualité du scoring des entreprises.


  • Utiliser la médiation

    Il y a trois manière se faire aider en cas de litige: 1/ Le recours a des prestataires privés, professionnels du recouvrement qui vont facturer leurs services mais mettre à disposition leur professionnalisme. 90% des sommes sont recouvrées à l'amiable par des sociétés de recouvrement en France. 2/ Le recours à la Médiation des Entreprises. Tout différend lié à l’exécution d’un contrat de droit privé, y compris tacite, ou d’une commande publique, peut faire l’objet d’une saisine : clauses contractuelles déséquilibrées, conditions de paiement non respectées, rupture brutale de contrat, détournement de propriété intellectuelle… Toute entreprise ou entité publique, quels que soient sa taille ou son secteur, peut saisir le Médiateur. Et ce, à tout moment. Il est conseillé de saisir le médiateur le plus tôt possible, avant que le dialogue ne soit rompu. La Médiation est gratuite, rapide (de quelques jours à deux ou trois mois maximum), confidentielle et efficace (la médiation aboutit dans 75% des cas à un succès, tandis qu’elle permet dans la majorité des cas de poursuivre la relation commerciale après le règlement amiable du différend). 3/ l'adhésion à UNION, soutenue par la CFDT, qui peut utiliser son réseau de militants salariés dans les grandes entreprises privées et publiques, les ETI pour organiser une médiation dans le cadre de ses échanges réguliers avec les Directions Générales de ces organisations ayant recours massivement aux indépendants, comme le secteur des Télécoms, le secteurs du Conseil ou les SSII qui dépendent de son champs professionnel.


  • Développer la confiance

    Le parcours de validation des factures est un vrai parcours du combattant pour les indépendants et petites entreprises quand elles contractent avec des entreprises importantes, et à fortiori des entreprises ou organisations publiques. Nous nous associons aux recommandations de la Médiation des Entreprises associée au CDAF pour demander aux grands groupes de pratiquer la confiance en allégeant leur process de facturation. Limiter le nombre de signataires dans le process, augmenter le seuil de tolérance pour les petits montants de facture, alléger les contrôles et automatiser la réception de commande de faible montant. Ces simplifications de process optimiseront le traitement et donc le délai de paiement des factures des petites structures et allégeront les couts de traitement pour les grandes entreprises.

S'organiser pour éviter les problèmes de recouvrement de facture
  • Des normes strictes à respecter pour facturer

    Une facture d'une petite structure sur sept est bloquée dans les systèmes d'informations des donneurs d'ordre parce qu'elle ne répond pas aux normes imposées. 51 jours sont alors nécessaires en moyenne pour honorer ou requalifier la facture. Pour éviter cela, il convient déjà de respecter les normes en vigueur pour facturer. Nous détaillons dans notre rubrique "gestion et productivité" l'ensemble des éléments impératifs à faire figurer sur votre facture. En respectant ces conseils, vous améliorerez significativement le temps de traitement de vos factures et les délais de paiement de celles-ci.


  • La facturation électronique, un bon plan!

    Depuis 2013, les factures électroniques sont valides au même titre que les factures papier. Une alternative qui doit impérativement être acceptée par votre client (par le paiement de la facture ou la signature préalable d’un document spécifique). Depuis le 1er janvier 2018, la loi finances de 2018 impose aux freelances assujettis à la TVA de se munir d’un logiciel de facturation agréé, sécurisé et certifié antifraude. Vous en retirez au moins trois bénéfices de cette dématérialisation: - Une réception immédiate de la facture et donc une gestion plus rapide pour votre client. - Une réduction de vos frais d’impression, d’envoi et d’archivage - Une diminution de votre charge de travail administrative que vous pourrez consacrer à votre développement commercial ou à votre qualité de service.


  • Bien archiver ses factures pour plus d'éfficacité

    Les factures sont à conserver car elles peuvent servir de preuve en cas de litige devant la justice. La conservation des factures est d'au moins 10 ans à compter de la cloture de l'exercice. Les factures, qu’elles aient été envoyées sur support papier ou informatisé, doivent être conservées de manière chronologique dans vos archives. Cette chronologie vous aidera si vous devez organiser une relance pour le paiement des factures. Les factures doivent impérativement être numérotées par ordre chronologique. Chaque facture émise comporte ainsi un numéro unique et la numérotation doit être séquentielle, c’est-à-dire que chaque nouveau numéro de facture suit le précédent sans « trous ». La numérotation séquentielle peut être simple (1, 2, 3...) ou préfixée (2019-001 ou 2019-01-001, 2019-01-002...). Les factures doivent se suivre et il est formellement interdit de modifier ou supprimer une facture. un avoir sera établi en cas d'erreur ou de litige. Une facture (ou avoir) doit exister en 2 exemplaires, un pour votre client, un pour vous sous le format de votre choix. L’important étant de pouvoir justifier à tout moment de cette opération vis à vis des tiers.


  • Anticiper l'échéance de paiement

    Quelques bonnes habitudes permettent d’éviter des malentendus générateurs de retard dans le paiement de vos factures. Certains de vos clients utilisent des logiciels de type ERP (comme SAP par exemple) ou sous-traitent le traitement de leurs factures à des firmes spécialisées, qui recourent dans la plupart des cas à des logiciels de scanning automatique. Si votre facture n'est pas correctement libellé aux normes du client, vous risquez de la voir mise en attente. N’hésitez donc pas à prendre contact avec le comptable ou le service financier de votre client pour vous enquérir de manière préventive de la réception et vérifier si votre manière de rédiger votre facture est conforme à son process. N'oubliez pas d'y mentionner les éléments de n° de commande ou autres que le client peut vous fournir pour accélérer le processus de traitement. Anticipez en vous assurant que la facture a bien été réceptionnée, enregistrée et validée quelques jours après l'avoir envoyée. Et n'oubliez pas de relancer à date échue avec un appel téléphonique à J+ 5 accompagné d’un mail, courrier au service comptable à J + 10, à la direction à J + 20…, un timing précis et serré est le garant d’un paiement rapide ! Il existe aujourd'hui sur le marché des logiciels de suivi et relance automatique des impayés intégrés aux logiciels de facturation agrées par l'état obligatoires depuis le 1er janvier 2018 pour toute entreprise assujettie à la TVA.

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